Zintuigen spelen een belangrijke rol als het gaat

om de keuze voor een geschikte locatie. Voelt het

goed? Is de omgeving inspirerend? Is de akoestiek

juist? Bevallen de kleuren, zijn ze te schreeuwerig of

juist saai? Is de sfeer naar mijn zin? Kiezen we voor

back to basic catering of gaan we voor culinair? Een

locatie midden in de stad met rinkelende trambellen

of vergaderen met grassprieten tussen de tenen? En

belangrijker nog: kunnen we hier resultaten boeken?

Bij de zoektocht naar een inspirerende locatie loopt

u tegen veel van dit soort vraagstukken aan. En wat

is precies ‘inspirerend’? Voor de één is dat iets heel

anders dan voor de ander. Draagvlak creëren tijdens de

voorbereidingen is dan ook heel belangrijk, daarom is het

verstandig om een organisatieteam samen te stellen.

Houdt u daarbij altijd de doelstelling van de bijeenkomst

in het achterhoofd. Is het een brainstormsessie? Gaat

het om het vaststellen van de jaarplannen? Is het een

algemene bestuursvergadering of juist een bedrijfsuitje?

In al deze gevallen is een inspirerende locatie een

stimulans voor de creativiteit!

Voorbereidingen checklist

• Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden.
• Stel de hoofdverantwoordelijke aan.
• Stel de budgetverantwoordelijke aan.
• Definieer de taken van de overige leden: wie is waar verantwoordelijk voor?
• Regel compensatie voor de leden in verband met het bezoeken van locaties,
  een afspraak met een cateraar etc.
• Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken.
• Stel deadlines.

• Wat is de aanleiding van de bijeenkomst?
• Definieer de doelstellingen.
• Stel het beschikbare budget vast.
• Bepaal de vorm ofwel het soort bijeenkomst.
• Benoem de aarde of het karakter van de bijeenkomst.
• Maak een profiel van uw gasten.